L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO 2016

Come noto, l’approvazione del bilancio dell’esercizio avviene alla conclusione di un iter che ha inizio con la predisposizione del progetto di bilancio da parte degli amministratori.

In particolare gli amministratori devono provvedere:

 alla redazione del “progetto di bilancio” e della relativa Relazione sulla gestione;

 alla trasmissione del progetto di bilancio e della Relazione sulla gestione all’organo di controllo (se esistente), che provvede a redigere la relativa Relazione;

 al deposito del bilancio presso la sede sociale per la presa visione da parte dei soci.

L’approvazione da parte dei soci deve intervenire entro:

120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (per il bilancio 2016, entro il 30.4.2017);

180 giorni in caso di particolari esigenze (per il bilancio 2016, entro il 29.6.2017).

In sede di approvazione del bilancio gli amministratori propongono ai soci la destinazione del risultato (utile / perdita) dell’esercizio.

Entro 30 giorni dall’approvazione il bilancio va depositato, con i relativi documenti allegati ed il verbale di approvazione, presso il Registro delle Imprese.

REDAZIONE DEL PROGETTO DI BILANCIO E RELAZIONE SULLA GESTIONE

Gli amministratori, come stabilito dall’art. 2423, C.c., devono:

 redigere il progetto di bilancio da sottoporre all’approvazione dei soci;

 predisporre (se prescritta) la Relazione sulla gestione ex art. 2428, C.c..

Ai sensi dell’art. 2381, comma 4, C.c. gli amministratori non possono delegare la redazione del progetto di bilancio al Comitato esecutivo ovvero ad uno o più consiglieri. Il termine per la redazione del progetto di bilancio e della Relazione sulla gestione differisce a seconda della presenza o meno dell’organo di controllo, in considerazione del fatto che detti documenti:

 in presenza dell’organo di controllo, devono essere trasmessi al Collegio sindacale / revisore prima del relativo deposito presso la sede sociale;

 in assenza dell’organo di controllo, sono depositati direttamente presso la sede della società.

PROGETTO DI BILANCIO

Il progetto di bilancio è costituito da Stato patrimoniale, Conto economico e Nota integrativa.  Si rammenta che, ai sensi del nuovo art. 2435-ter, comma 2, n. 2), C.c. le “micro-impresesono esonerate dalla redazione della Nota integrativa purché in calce allo Stato patrimoniale siano riportate le informazioni previste dall’art. 2427, comma 1, nn. 9 e 16, ossia:

 importo complessivo degli impegni, delle garanzie e delle passività potenziali non risultanti dallo Stato patrimoniale, con indicazione della natura delle garanzie reali prestate, importo degli impegni esistenti in materia di trattamento di quiescenza e simili e importo degli impegni assunti nei confronti di imprese controllate, collegate, nonché controllanti e imprese sottoposte al controllo di quest’ultime;

 ammontare dei compensi / anticipazioni / crediti concessi agli amministratori ed ai sindacicumulativamente per ciascuna categoria, precisando il tasso d’interesse, le principali condizioni e gli importi eventualmente rimborsati, cancellati o oggetto di rinuncia e ammontare degli impegni assunti per loro conto per effetto di garanzie di qualsiasi tipo prestate, precisando il totale per ciascuna categoria.

RENDICONTO FINANZIARIO

Come specificato dal nuovo art. 2425-ter, C.c. dal Rendiconto finanziario deve risultare:

 l’ammontare e la composizione delle disponibilità liquide, all’inizio e alla fine dell’esercizio;

 i flussi finanziari dell’esercizio derivanti dall’attività operativa, di investimento e di finanziamento, comprese, con distinta indicazione, le operazioni con i soci.

Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata ex art. 2435-bis, nonché le “microimprese” ex art. 2435-ter, sono esonerate dalla redazione del Rendiconto finanziario.

RELAZIONE SULLA GESTIONE

La Relazione sulla gestione evidenzia la situazione della società e l’andamento della gestione. Tale documento non è richiesto in caso di redazione del bilancio in forma abbreviata ex art. 2435-bis se nella Nota integrativa (ovvero, per le “micro-imprese” ex art. 2435-ter, in calce allo Stato patrimoniale) sono fornite le informazioni di cui all’art. 2428, comma 3, nn. 3 e 4, ossia:

 numero e valore nominale delle azioni proprie e delle azioni / quote di società controllanti possedute dalla società, anche tramite società fiduciaria o per interposta persona, con l’indicazione della parte di capitale corrispondente;

 numero e valore nominale delle azioni proprie e delle azioni / quote di società controllanti acquistate o cedute dalla società nel corso dell’esercizio, anche tramite società fiduciaria o per interposta persona, con l’indicazione della parte di capitale corrispondente, dei corrispettivi e dei motivi dell’acquisto / cessione.

DEPOSITO DEL BILANCIO PRESSO LA SEDE SOCIALE

Il progetto di bilancio, corredato dalle (eventuali) Relazione sulla gestione e Relazione del Collegio sindacale / soggetto incaricato del controllo legale dei conti, va depositato presso la sede della società, affinché i soci possano prenderne visione, nei 15 giorni antecedenti l’assemblea finché è approvato, come disposto dal comma 3 del citato art. 2429.

APPROVAZIONE DEL BILANCIO

Spa
Ai sensi dell’art. 2364, comma 2, C.c., gli amministratori devono convocare l’assemblea entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Lo statuto può prevedere un maggior termine, non superiore a 180 giorni, per le società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero qualora lo richiedano particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società.

Srl
Ai sensi dell’art. 2478-bis, C.c., gli amministratori devono “presentare” il bilancio ai soci entro il termine stabilito dall’atto costitutivo e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, salva la possibilità di un maggior termine nei limiti ed alle condizioni previsti dal secondo comma dell’articolo 2364”.

Il termine ordinario per l’approvazione (o meglio, nelle srl per la presentazione ai soci) del bilancio è quindi fissato in 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Pertanto, come accennato, relativamente al bilancio 2016, la convocazione dei soci da parte degli amministratori per le società con esercizio coincidente con l’anno solare, va effettuata entro il:

 30.4.2017 (termine ordinario);

 29.6.2017 (termine differito) al sussistere di particolari esigenze.

APPROVAZIONE IN SECONDA CONVOCAZIONE

Il termine di 120 / 180 giorni, come affermato dalla prevalente dottrina, deve ritenersi riferito alla data della prima convocazione dell’assemblea e, pertanto, il bilancio può essere approvato anche in seconda convocazione, oltre i predetti termini.

Nell’avviso di convocazione può essere già fissato il giorno per la seconda convocazione, che comunque non può tenersi nello stesso giorno della prima.

Va evidenziato che:

 nelle spa, ai sensi dell’art. 2369, C.c., se il giorno della relativa adunanza non è indicato nell’avviso della “prima” convocazione, la stessa va riconvocata entro 30 giorni dalla data di quest’ultima;

 nelle srl, ancorché non espressamente disciplinata, la seconda convocazione è ritenuta comunque possibile, se prevista dall’atto costitutivo.

MANCATA CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA

In caso di:

inadempimento degli amministratori, la convocazione dell’assemblea va effettuata dal Collegio sindacale;

omessa convocazione entro i termini previsti da parte degli amministratori (o del Collegio sindacale in caso di inadempienza degli amministratori) è applicabile la sanzione da 1.032 a € 6.197 ad ogni amministratore / sindaco ex art. 2631, C.c..

L’attività di accertamento, contestazione e irrogazione delle sanzioni spetta alla CCIAA, come specificato dal MISE nella Circolare 29.4.2014, n. 72265.

La tardività della convocazione non determina l’invalidità della delibera di approvazione del bilancio.

MAGGIOR TERMINE (180 GIORNI) DI APPROVAZIONE

Il bilancio può essere approvato / presentato ai soci per l’approvazione, ai sensi dei citati artt. 2364 e 2478-bis, entro il maggior termine di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio soltanto se tale possibilità (e non anche le cause che lo legittimano) è prevista dallo statuto, in presenza di:

 società tenute alla redazione del bilancio consolidato;

ovvero

particolari esigenze connesse con la struttura e l’oggetto della società.

MODALITÀ DI CONVOCAZIONE DEI SOCI

La convocazione dei soci per l’approvazione del bilancio va effettuata con modalità differenziate a seconda del tipo di società (spa / srl).

SPA
Ai sensi dell’art. 2366, C.c., gli amministratori devono convocare l’assemblea mediante pubblicazione di un apposito avviso sulla Gazzetta Ufficiale o in almeno un quotidiano individuato dallo statuto, almeno 15 giorni prima rispetto a quello fissato per l’assemblea. L’avviso va obbligatoriamente pubblicato sulla G.U. se i quotidiani individuati dallo statuto hanno cessato le pubblicazioni.

L’avviso di convocazione deve riportare i seguenti elementi:

 giorno, ora e luogo dell’adunanza;

 elenco delle materie da trattare, ossia l’ordine del giorno (approvazione del bilancio chiuso al 31.12.2016 e destinazione del risultato d’esercizio).

Nelle società che non fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, se previsto dallo statuto, la convocazione dei soci può essere effettuata mediante mezzi (fax, raccomandata, e-mail, ecc.) che garantiscano la prova dell’avvenuto ricevimento almeno 8 giorni prima dell’assemblea.

In mancanza della formalità di convocazione dell’assemblea, ai fini della valida costituzione della stessa è richiesto che:

 sia rappresentato l’intero capitale sociale;

 vi partecipi la maggioranza degli amministratori e componenti l’organo di controllo.

SRL
L’approvazione del bilancio, ai sensi dell’art. 2479, C.c., è riservata inderogabilmente alla competenza dei soci e può essere adottata, alternativamente:

 con decisione, mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto, ossia senza una formale delibera assembleare, se espressamente previsto dall’atto costitutivo;

 dall’assemblea, se l’approvazione del bilancio è riservata all’organo collegiale.

L’atto costitutivo, come stabilito dall’art. 2479-bis, C.c., può prevedere:

 il luogo in cui l’assemblea dei soci si riunisce; se nulla è disposto in proposito l’assemblea si riunisce presso la sede della società;

 le modalità di convocazione (ad esempio, a mezzo fax, e-mail, ecc.) tali da assicurare la tempestiva informazione sugli argomenti oggetto di trattazione.

Se nulla è disposto in merito, la convocazione va effettuata mediante lettera raccomandata:

 spedita ai soci almeno 8 giorni prima dell’assemblea al domicilio risultante dal Registro delle Imprese;

 riportante il giorno, l’ora, il luogo e gli argomenti da trattare.

In mancanza della formalità di convocazione dell’assemblea, ai fini della valida costituzione della stessa è richiesto che:

 vi partecipi l’intero capitale sociale;

 tutti gli amministratori e sindaci siano presenti o informati della riunione e nessuno si opponga alla trattazione dell’argomento (assemblea totalitaria).

Convocazione a mezzo PEC

La convocazione dei soci può essere effettuata anche a mezzo PEC considerato che tale modalità, come evidenziato dal Tribunale di Roma nella sentenza 31.7.2015, è equiparabile a quella effettuata mediante “missiva raccomandata con ricevuta di ritorno”.

Detta equiparazione “deriva dalla circostanza che entrambi i mezzi garantiscono in modo certo che la comunicazione entri nella sfera di conoscibilità (non esigendo certo la legge una conoscenza effettiva del testo) del destinatario”. Pertanto “l’invio di un messaggio di posta elettronica certificata soddisfa i requisiti di forma richiesti dall’art. 2479 bis c.c. per la convocazione dell’assemblea di una società di capitali”.

DESTINAZIONE DEL RISULTATO D’ESERCIZIO

Con la predisposizione del bilancio viene determinato il risultato dell’esercizio che può concretizzarsi in un utile o in una perdita. In relazione a tale risultato gli amministratori, in sede di approvazione del bilancio, propongono ai soci la relativa destinazione.

Le possibili scelte possono essere così sintetizzate.

 Perdita

 Rinvio all’esercizio successivo

 copertura con utilizzo di riserve (di utili o di capitale) presenti a patrimonio netto

In caso di perdita “qualificata” ex artt. 2447 (per le spa) e 2482-ter, C.c. (per le srl), sussiste l’obbligo di ricostituzione del capitale sociale (salva la trasformazione della società o lo scioglimento della stessa ex art. 2484, C.c.).

Utile

 Accantonamento a riserva legale (almeno 5% dell’utile fino al raggiungimento del 20% del capitale sociale)

 accantonamento a riserva statutaria

 accantonamento ad altre riserve (ad esempio, riserva straordinaria)

 destinazione a promotori e soci fondatori, amministratori, dipendenti e possessori di strumenti finanziari emessi a seguito dell’apporto di opere / servizi

 copertura perdite esercizi precedenti

 riporto a nuovo

 distribuzione ai soci

Come previsto dal nuovo n. 22-septies dell’art. 2427, C.c., nella Nota integrativa deve essere indicata la proposta di destinazione dell’utile / copertura della perdita.

Fonte: Seac.it